No siempre se tiene conciencia de la correlación que existe entre la reducción de los costos operativos y la toma de decisiones. Es más común relacionarla con la simplificación de procesos tradicionales como la Planeación y Programación de la Producción, Control de Piso, Administración de la Demanda y Control de Inventarios, Manejo de Almacenes y Despachos de Mercadería, etc.
La potencia de focalizar el esfuerzo en una reestructuración de los procesos de decisión es de alto impacto en los costos operativos y digna de tomarse en cuenta. El tema es que no hay claridad de las decisiones que se toman y es poco probable encontrar organizaciones que las tengan mapeadas y estructuradas.
Debemos empezar por hacerlas visibles, ponerlas en el radar. ¿Qué decisiones son las más relevantes para mejorar nuestros rendimientos? ¿Y las requeridas para hacer un mejor uso de los recursos energéticos utilizados en la fabricación de nuestros productos? Lo mismo las que influyen directamente con el buen uso y administración de nuestro Recurso Humano, con la utilización de nuestros activos, con el manejo óptimo de inventarios, etc.
El siguiente paso debe ser esquematizarlas, conceptualizar las variables que son fundamentales para tomar una decisión de calidad. Una buena práctica es extraer todo el conocimiento de las personas involucradas en el proceso, aumenta la calidad, casuística y comprensión del entorno de las decisiones.
“Seguir la ruta de los datos” es el siguiente paso. Oportunidades más frecuentes es la pobre calidad y dificultad de integración de los datos con los que si contamos, y la ausencia de datos relevantes que es importante incorporar.
Es muy probable que nos llevemos sorpresas al tomar conciencia del gran esfuerzo que hacemos como organización para levantar datos que poco o nada contribuyen con nuestros procesos de decisión, muy enfocados a trazabilidad y cumplimiento de normas y certificaciones, pero poco aprovechados para la efectiva toma de decisiones.
La aplicación de herramientas basadas en Machine Learning pueden contribuir a identificar / confirmar las variables de mayor relevancia en los resultados esperados de un tema específico. Nos ubica en aquellas variables que son fundamentales para tomar buenas decisiones y enfocar el esfuerzo de la compañía para generarlas y administrarlas con la calidad y oportunidad que se requieren. Excelente input en un proyecto de digitalización.
Sin perder nuestro enfoque en potenciar la calidad de nuestras decisiones debemos evaluar si podemos incorporarles capacidades predictivas/ prescriptivas que nos permitan dar un salto muy importante y de gran impacto en los resultados. Se logra a través de la generación de Modelos Estadísticos aplicando herramientas de Machine Learning que están disponibles pero que muchas veces las vemos como una utopía muy lejos de nuestra realidad y que por temor a lo desconocido las ignoramos dejando pasar la oportunidad de capitalizar de mejor manera uno de los activos más importantes de nuestra organización y que son nuestros DATOS.
En esta etapa ya tenemos claridad de las variables fundamentales que impulsarán la calidad de nuestras decisiones, ahora toca centrarse en mejorar su flujo dentro del proceso. Es momento de la simplificación administrativa identificando oportunidades que nos permitan ganar eficiencias como la eliminación de retrabajos en el ingreso de datos en plantillas Excel y en el Sistema ERP utilizado, lectura de datos con herramientas y en frecuencias inadecuadas entre otras. Es un buen momento de repensar la forma como hacemos las cosas y apoyarnos en tecnología digitalizando lo más posible nuestro flujo de los datos reduciendo esfuerzo, mejorando la calidad de la información e impactando de forma positiva en la calidad de nuestras decisiones y el logro de nuestros objetivos como la reducción de nuestros costos operativos.
Toca el turno a la concentración y visualización de la información. Es importante darse el tiempo de estructurar la forma como queremos presentarla. Debe ser de manera práctica, sencilla y con la información esencial que facilite el trabajo a los tomadores de las decisiones. Hay metodologías muy buenas como storytelling que pueden ayudarnos en este tema.
Para cerrar con el proceso debemos definir los puestos que participan y su rol en el mismo. Con frecuencia encontramos ambigüedad o mal criterio en la determinación de quien hace qué en estos procesos con impactos negativos en los resultados. Exceso de concentración de decisiones en un puesto puede retrasar las decisiones y la asignación de la responsabilidad a un puesto sin las competencias puede ser otro error que perjudique la toma de decisiones. Una buena metodología de asignación de responsabilidades es la aplicación de RAPID separando los roles en input, recomienda, acuerda, decide y ejecuta.
Como pueden apreciar, es todo un viaje al mundo de las decisiones que vale la pena dedicarle tiempo y recursos ya que los dichos famosos como “La calidad de las decisiones puede ser la diferencia entre ganar y perder” tienen una gran concentración de verdad. Los invitamos a sumarse al viaje y encantados si somos invitados a participar a sumar eficiencias y mejorar sus resultados financieros a través de iniciativas de mejora sustancial a los procesos de decisión de su empresa.
